KSeF a obowiązki asystentki – jakie zmiany czekają sekretariaty?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla podatników VAT już od lipca 2024 r. Od 1 stycznia 2025r. obejmie wszystkich przedsiębiorców, którzy zawierają transakcje na polskim rynku B2B (business to business) - a więc między firmami. Jak obowiązkowy KSeF wpłynie na dotychczasowe obowiązki sekretarek i asystentek? Czytaj dalej!

KSeF – czym jest Krajowy System e-Faktur?

KSeF – Krajowy System e-Faktur – to wprowadzony przez Ministerstwo Finansów system, który pozwala na wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, tzw. e-faktur.

Zgodnie z regulacjami MF e-faktury związane z KSeF nie są tym samym, czym faktury obecnie określane jako „elektroniczne” lub „e-faktury” właśnie. Dziś mówimy, że faktury udostępnione w linku lub wysłane w formacie PDF w załączniku wiadomości e-mail są „elektroniczne”. KSeF zakłada, że e-faktury to faktury ustrukturyzowane zgodne ze wzorem – schemą KSeF – przygotowanym przez MF. Faktury te muszą mieć określony format XML i specjalnie nadany numer KSeF. E-faktury są jedyną formą udokumentowania transakcji zawieranych między firmami na polskim rynku B2B.

Twoja firma obsługuje klientów indywidualnych? KSeF dotyczy także Ciebie!

Jeśli Twoja firma obsługuje klientów indywidualnych (konsumentów), zasady dokumentowania transakcji zawieranych między Tobą a nimi pozostają bez zmian.

Jednakże pamiętaj, każda firma zawiera transakcje z innymi firmami! Nawet, jeśli Twoje produkty/ usługi są przeznaczone dla konsumentów. Zwróć uwagę, że chociażby zakup sprzętu biurowego, środków czystości, wody, kawy czy herbaty dla pracowników zakłada transakcje z inną firmą, a więc transakcje na rynku B2B i obsługę e-Faktur oraz KSeF.

Wprowadzenie KSeF a codzienna praca sekretariatu

Obowiązkowa obsługa KSeF w firmie wiąże się ze zmianami nie tylko w samym procesie obsługi sprzedaży, lecz także w organizacji i archiwizacji dokumentów przepływających przez sekretariat.

Do najważniejszych zmian, jakie niesie ze sobą KSeF, należą:

• wycofanie z obrotu gospodarczego faktur papierowych i faktur dziś rozumianych jako elektroniczne
• zniesienie obowiązku przekazywania faktur

Faktura z sukcesem wysłana do KSeF będzie uważana do dostarczoną do odbiorcy!

• nałożenie na przedsiębiorców obowiązku importu faktur kosztowych z KSeF

Dokumenty przedsiębiorca importuje bezpośrednio z KSeF ręcznie lub za pośrednictwem systemów od niezależnych dostawców.

• zniesienie obowiązku archiwizowania faktur i przechowywania ich, ponieważ będą dostępne w KSeF, który dla faktur będzie pełnił funkcję krajowego repozytorium dokumentów.

Czy wprowadzenie KSeF wpłynie na zadania realizowane przez asystentki i sekretarki?

W pewnym stopniu na pewno!

Wiele asystentek odpowiada za przekazywanie faktur klientom, nawet jeśli nie one zajmują się wystawianiem dokumentów handlowych. Do obowiązków pracowników sekretariatów należy także zarządzanie obiegiem dokumentów, w tym dokumentów handlowych – faktur. KSeF wymusi na firmach przeanalizowanie procesów obsługi sprzedaży, zakupów i archiwizacji dokumentów.

Obowiązkowy KSeF – nowe obowiązki dla asystentek

Wejście w życie KSeF wiąże się z koniecznością pochylenia się nad następującymi kwestiami:

1. Kto otrzyma uprawnienia do obsługi KSeF i na jakim poziomie?

2. Kto w firmie będzie wystawiać faktury i w jakim narzędziu?

   a. Czy faktury będą wystawianie bezpośrednio w rozwiązaniu MF, które zakłada natychmiastową wysyłkę dokumentów do KSeF?

   b. Czy faktury będą generowane w niezależnym rozwiązaniu do obsługi sprzedaży/ sekretariatu i następnie wysyłane do KSeF? Jeśli tak:

   c. Czy faktury będą wysyłane do KSeF z poziomu tej samej aplikacji, która umożliwi ich wystawianie czy z innej?

   d. Kto będzie obsługiwać wysyłkę dokumentów do KSeF?

3. Czy faktury wysłane do KSeF (na potrzebny firmy) mają być mimo wszystko archiwizowane wewnętrzne? Jeśli tak:

   a. W jakim systemie mają być archiwizowane dokumenty wysłane do KSeF i kto ma się tym zająć?

4. Kiedy ma następować wysyłka faktur do KSeF – od razu po wystawieniu faktury czy pod koniec dnia pracy lub weryfikacji dokumentu przez innego pracownika niż wystawca faktury?

5. Czy dokumenty UPO KSeF (potwierdzające wysłanie faktury do KSeF) mają być archiwizowane wewnętrznie. Jeśli tak: w jakim systemie?

6. Czy faktury kosztowe importowane z KSeF mają być obsługiwane tylko przez księgowość biura, czy dostępy do nich mają mieć także pracownicy sekretariatu? Czy kosztowe dokumenty mają być archiwizowane zewnętrznie?

Jak aplikacje dla sekretariatów pomogą obsługiwać KSeF?

Aplikacje do zarządzania sekretariatem podzielmy na dwie grupy. Te, które umożliwiają obsługę KSeF, i te, które nie obsługują KSeF bezpośrednio, ale mają narzędzia do zarządzania UPO KSeF i fakturami pobranymi z KSeF oraz przygotowanymi do wysyłki do KSeF.

Jeśli jako sekretarka/ asystentka będziesz wysyłać lub importować dokumenty z KSeF bądź pobierać UPO KSeF, potrzebujesz aplikacji, która na to pozwala, np. bramka KSeF, mpFirma, aleFaktury, abcFaktury.

Jeśli Twoja rola związana z obsługą faktur ogranicza się do archiwizacji dokumentów lub ich kopii otrzymanych z księgowości, wówczas wystarczy Tobie aplikacja mpSekretariat, Książka Korespondencji lub abcKsiążki Korespondencji.

Dlaczego? Przeanalizujemy, jakie narzędzia będą potrzebne po wdrożeniu obsługi KSeF w firmie.

Funkcjonalności związane bezpośrednio z obsługą KSeF:

Jeśli będziesz obsługiwać Krajowy System e-Faktur, potrzebujesz aplikacji, która:

• pozwoli w łatwy i szybki sposób wysłać fakturę do KSeF – bez konieczności każdorazowego logowania się za pośrednictwem podpisu kwalifikowanego lub elektronicznego
• pozwoli wysłać jednorazowo paczkę faktur lub pojedyncze dokumentu – w zależności od potrzeb
• pozwoli wybrać ręczną lub automatyczną wysyłkę faktur do KSeF
• w przypadku automatycznej wysyłki faktur do KSeF, pozwoli ustalić, kiedy dokumenty mają wysyłać się do KSeF – ile czasu po ich wygenerowaniu, na koniec dnia pracy
• pozwoli importować dokumenty kosztowe z KSeF – ręcznie lub automatycznie
• pozwoli importować UPO KSeF.

Funkcjonalności wspierające pracę sekretariatu w związku z obsługą KSeF w firmie

Nawet, jeśli bezpośrednia obsługa KSeF w Twojej firmie nie będzie leżała w gestii sekretariatu, po Twojej stronie może pojawić się szereg czynności związanych z archiwizacją dokumentów wysłanych lub pobranych z KSeF. Dlatego ważne, aby aplikacja do Twojej codziennej pracy pozwalała Tobie na:

• obsługę elektronicznej książki korespondencji – monitoring korespondencji wychodzącej i przychodzącej oraz zarządzanie dekretacją korespondencji
• obsługa ofert i zamówień z możliwością podpinania powiązanych z nimi dokumentów, np. faktur ustrukturyzowanych w formie załączników
• bezpieczne przechowywanie danych i tworzenie kopii bezpieczeństwa nienależne od systemu MF i ich serwerów; dzięki temu zawsz będziesz mieć dostęp do zarchiwizowanych wystawionych przez Twoją firmę lub Twojej firmie faktur.

Obowiązkowa obsługa Krajowego Systemu e-Faktur wymusi wiele zmian w dotychczasowym funkcjonowaniu polskich firm. Zmiany dotkną nie tylko działy księgowe i biura rachunkowe, lecz także pracowników odpowiedzialnych za zakupy i sprzedaż oraz pracowników sekretariatów. Nie warto czekać do ostatniej chwili. Przygotowanie do wdrożenia obsługi KSeF należy zacząć z wyprzedzeniem.